Circulaire n° 16 DMP :Attributions des pharmaciens aux niveau des centres hospitaliers .
Royaume du Maroc
Ministère de La santé
Circulaire n° 16 DMP / 00 du 24 mai 2005
Objet: Attributions des pharmaciens affectés aux niveau des centres hospitaliers régionaux, provinciaux et préfectoraux et au niveau des pharmacies provinciales ou préfectorales.
Dans le cadre de la politique de notre département en matière de rationalisation de la gestion en général et celle des médicaments et des dispositifs médicaux en particulier, et pour permettre aux pharmaciens affectés au niveau des services extérieurs du ministère de la santé de s’acquitter, dans les meilleures conditions, de leur mission, la présente circulaire tend, à préciser, les attributions qui leur incombent dans ce domaine.
Le pharmacien affecté dans une délégation médicale et chargé de la gestion de la pharmacie provinciale ou préfectorale est placé sous l’autorité directe du délégué.
Le pharmacien affecté au niveau d’un centre hospitalier régional, provincial ou préfectoral et chargé de gérer la pharmacie hospitalière est placé sous l’autorité directe du directeur dudit centre.
Leur principale mission réside dans la mise en oeuvre du cycle d’approvisionnement en médicaments et dispositifs médicaux, et ce depuis la sélection jusqu’à la distribution et l’utilisation de ces médicaments et dispositifs.
L’objectif de cette séparation des rôles est de leur permettre d’assumer leurs responsabilités respectives et d’assurer un suivi rigoureux de ce cycle d’approvisionnement dans les meilleures conditions et de contribuer ainsi à l’amélioration de la qualité des soins.
Toutefois, au niveau des services extérieurs, ne disposant que d’un seul pharmacien, et en attendant le renforcement de leurs effectifs en pharmaciens, la gestion de la pharmacie de l’hôpital et de la pharmacie provinciale ou préfectorale restera sous la responsabilité de ce même pharmacien.
I – Attributions des pharmaciens affectés au niveau des centres hospitaliers régionaux, provinciaux ou préfectoraux et ceux affectés au niveau des pharmacies provinciales ou préfectorales
Le pharmacien chargé de gérer une pharmacie d’un centre hospitalier régional, provincial ou préfectoral et celui chargé de gérer une pharmacie provinciale ou préfectorale sont les seuls responsables de ces pharmacies.
Les attributions qui leurs sont dévolues sont ainsi qu’il suit :
1 – Sélection des médicaments et estimation des besoins
Les pharmaciens sont tenus d’informer les responsables des structures concernées des dernières mises à jour de la nomenclature des médicaments et de celle des dispositifs médicaux, ainsi que de l’évolution de la structure de leurs prix.
1 -1 – Pour les pharmaciens affectés au niveau des centres hospitaliers régionaux, provinciaux ou préfectoraux
En collaboration avec les membres de la commission médicale consultative, le pharmacien procède, à partir de la nomenclature standard du ministère de la santé, à la sélection des produits les mieux adaptés aux besoins de l’hôpital et à l’établissement de la liste portant nomenclature des médicaments et dispositifs médicaux du centre hospitalier pour l’année en cours.
Le pharmacien reçoit les commandes valorisées des, services, et procède à leur vérification et regroupement.
Avec le directeur du centre hospitalier, les membres de la commission médicale consultative et le chef du service des affaires administratives, le pharmacien procède au réajustement des valeurs de la commande finale à l’enveloppe budgétaire de l’année en cours et à sa validation.
Le pharmacien transmet au chef du service des affaires administras la commande finalisée (formulaire des médicaments, formulaire des dispositifs médicaux).
La même procédure est appliquée pour la commande des médicaments et des dispositifs médicaux acquis directement par le centre »hospitalier.
1 -2 – Pour les pharmaciens affectés au niveau des pharmacies provinciales ou préfectorales
En collaboration avec le chef du service des infrastructures et des actions ambulatoires provinciales (SIAAP), et éventuellement le ou les médecins chefs des hôpitaux en régie, le pharmacien procède, à partir de la nomenclature standard du ministère de la santé :
– A la sélection des médicaments et des dispositifs médicaux les mieux adaptés aux besoins des centres de santé, des hôpitaux en régie et des structures d’appui dépendant de ladite délégation,
– A l’estimation quantitative de ces besoins,
– Au réajustement des valeurs de la commande finale à l’enveloppe budgétaire de l’année en cours et à sa validation.
Le pharmacien transmet au chef du service des affaires administratives la commande finalisée (formulaire des médicaments, formulaire des dispositifs médicaux).
La même procédure est appliquée pour la commande des médicaments et des dispositifs médicaux acquis directement par ‘la délégation.
2- Réception des livraisons :
Le pharmacien préside les activités de la commission de réception des médicaments et des dispositifs médicaux dont les membres sont dûment désignés par le responsable de l’établissement (délégué ou directeur du centre hospitalier).
Ce dernier est prié de mettre à la disposition de cette commission tous les moyens humains et matériels nécessaires à cette opération.
Le pharmacien établit un procès verbal de réception (mentionnant les anomalies éventuellement constatées lors de cette opération de réception) qui doit être signé par tous les membres de cette commission et soumis au responsable de l’établissement (délégué ou directeur du centre hospitalier), pour prendre les mesures qui s’imposent.
3- Gestion des stocks
Pour permettre une bonne gestion des stocks et éviter les pertes et les gaspillages des médicaments et des dispositifs médicaux, y compris ceux reçus à titre de dons, le pharmacien doit :
– Veiller à ce que les locaux soient adaptés au bon stockage et à la bonne conservation des médicaments et des dispositifs médicaux,
– Veiller à l’entretien des locaux de stockage,
– Mettre en place un bon système de gestion de toutes les étapes du processus d’approvisionnement sous sa responsabilité, permettant d’assurer une meilleure traçabilité des médicaments (dont les stupéfiants) et des dispositifs médicaux depuis leur réception jusqu’à leur dispensation et utilisation. Ce système de gestion comprend, notamment, des supports d’information adéquats et des procédures de travail efficaces, rédigées en concertation avec le personnel participant au processus d’approvisionnement, affichées et distribuées (avec fiche de prise de connaissance) à tous les centres de santé, services médicaux et médico-techniques concernés,
– Veiller au bon stockage et manutention des médicaments et des dispositifs médicaux,
– Superviser régulièrement la gestion des stocks des médicaments et des dispositifs médicaux auprès:
o- des services médicaux et médico techniques, pour les pharmaciens de l’hôpital,
o- des centres de santé, des hôpitaux en régie et des structures d’appui pour les pharmaciens de la délégation.
4- Distribution et utilisation:
Après réception et stockage des médicaments et des dispositifs médicaux acquis conformément aux procédures susvisées, le pharmacien est tenu de :
– Procéder, en collaboration:
o- avec les chefs des services hospitaliers concernés, pour le pharmacien hospitalier,
o- avec le chef du service des infrastructures et des actions ambulatoires provinciales, pour le pharmacien de la délégation, à l’établissement d’un calendrier de distribution des livraisons régulières de médicaments et de dispositifs médicaux aux services utilisateurs,
– Superviser les opérations de préparation des commandes et de livraison livraisons régulières et celles à caractère urgent),
– Veiller au suivi de la consommation des médicaments et des dispositifs médicaux par service hospitalier et par établissement de soins de santé de base,
– En procédant à des visites régulières de supervision au niveau des services hospitaliers et des centres de santé, s’assurer en étroite collaboration avec les chefs des services concernés, de la meilleur utilisation des médicaments et des dispositifs médicaux mis à la disposition des patients.
Le délégué et le directeur du centre hospitalier sont priés de mettre à la disposition de la pharmacie les moyens humains et matériels nécessaires aux opérations de livraison et pour effectuer dans de bonnes conditions les missions de supervision au niveau des centres de santé et des hôpitaux situés loin de la pharmacie.
5- Appui et assistance technique
Le pharmacien assure aux praticiens et au personnel soignant un rôle de soutien, de conseil et d’assistance technique dans le domaine pharmaceutique.
Le pharmacien est tenu de participer:
– aux activités développées par les différentes structures de santé relevant de la délégation dont il dépend, dans les domaines de la pharmaco-matérioréactovigilance, de l’hygiène et de la lutte contre les infections nosocomiales,
– à la gestion des produits pharmaceutiques dans les situations d’urgence et de catastrophe.
Le pharmacien est responsable de l’exécution par lui même ou par le personnel de la pharmacie (sous sa surveillance) des préparations pharmaceutiques magistrales.
Le pharmacien est tenu d’établir un rapport semestriel sur l’état d’utilisation, l’état des stocks des médicaments et des dispositifs médicaux et sur tous événements survenus et de nature à pouvoir être utilisés comme aide à la prise de décision. Ce
rapport doit être soumis au directeur de l’hôpital (pour le pharmacien de l’hôpital) ou au délégué (pour le pharmacien de la délégation).
6- Gestion du personnel
Pour permettre aux pharmaciens d’accomplir les attributions définies par la présente circulaire, ces derniers sont assistés dans l’exercice de leurs fonctions par un personnel qualifié dont ils définissent les fonctions et les tâches par écrit.
Le pharmacien est chargé dans ce contexte de superviser les activités de ce personnel, de l’orienter et de veiller à sa formation continue.
Le programme de formation au profit de tout le personnel concerné par la gestion et l’utilisation des médicaments et des dispositifs médicaux sera élaboré et proposé par le pharmacien au responsable de l’établissement dont il relève, pour validation.
La direction du médicament et de la pharmacie, la direction des hôpitaux et des soins ambulatoires, la direction des ressources humaines, la division de l’approvisionnement et toutes les direction centrales impliquées dans le processus d’approvisionnement en produits pharmaceutiques sont chargées, chacune dans son domaine, d’apporter à la mise en oeuvre de ce programme l’appui et l’assistance nécessaires.
Eu égard à l’importance de la bonne gestion des médicaments et des dispositifs médicaux, je vous demande de veiller à l’application des dispositions de la présente circulaire et de lui assurer une large diffusion auprès de vos services et personnels concernés.
La présente circulaire abroge la circulaire n° 163 du 19 décembre 2001.
Le Ministre de la Santé
Dr. Mohamed- Cheikh BIADIALLAH
Ampliations:
– M. le Secrétaire Général,
– M. l’Inspecteur Général,
– M. le Chef de Cabinet,
– Mmes et MM. les directeurs de l’Administration Centrale,
– Mme et MM. les délégués du ministère de la santé aux wilayas, préfectures et provinces,
– MM. les directeurs des centres hospitaliers régionaux, provinciaux et préfectoraux
– Mmes et MM. les pharmaciens concernés.
